Các thủ tục cần làm ngay sau khi mở công ty là gì?

Cùng với sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế - xã hội hiện nay thì các công ty, doanh nghiệp mọc lên ngày càng nhiều để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của người dân. Mỗi năm, có đến hàng nghìn công ty mới được thành lập. Tuy nhiên, sau khi bạn đăng ký thành lập công ty thành công, cần phải chú ý đến các thủ tục bắt buộc phải làm để công ty chính thức đi vào hoạt động một cách hợp pháp và thuận lợi nhất. Trong phạm vi bài viết này, Luật Hoàng Anh sẽ trình bày các thủ tục mà bạn cần làm ngay sau khi mở công ty theo quy định mới nhất.

Khai thuế lần đầu

Sau khi thành lập công ty thành công, doanh nghiệp cần nộp 01 bản hồ sơ khai thuế ban đầu đến cơ quan thuế.

Thành phần hồ sơ 

• Tờ khai đăng ký thuế ban đầu (theo mẫu 01-ĐK-TCT, Thông tư số 105/2020/TT-BTC);

• Giấy phép đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng)

• Bản sao điều lệ;

• Quyết định bổ nhiệm KTT;

• Quyết định bổ nhiệm giám đốc;

• Thông báo mẫu dấu.

Thời hạn đăng ký thuế là 10 ngày làm việc kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy phép thành lập và hoạt động, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, quyết định thành lập;

Mức phạt nếu không khai thuế ban đầu đúng quy định

Điều 13 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về mức xử phạt thay đổi như sau:

• Phạt cảnh cáo đối với người có hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 1 ngày cho đến 5 ngày mà có được tình tiết giảm nhẹ.

• Phạt tiền từ 2.000.000 đồng cho đến 5.000.000 đồng đối với người có hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 1 ngày cho đến 30 ngày (trừ trường hợp trên).

• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng cho đến 8.000.000 đồng đối với người có hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 31 ngày cho đến 60 ngày.

• Phạt tiền từ 8.000.000 đồng cho đến 15.000.000 đồng đối với người có một trong những hành vi được quy định như sau:

• Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn mà pháp luật quy định từ trên 61 ngày cho đến 90 ngày.

• Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn mà pháp luật quy định từ 91 ngày trở lên nhưng không có phát sinh số thuế phải nộp.

• Không thực hiện nộp hồ sơ khai thuế nhưng không có phát sinh số thuế phải nộp.

• Không nộp các phụ lục theo quy định pháp luật về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết kèm theo hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

• Phạt tiền từ 15.000.000 đồng cho đến 25.000.000 đồng đối với người có hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn mà pháp luật quy định trên 90 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế, có phát sinh số thuế phải nộp và người nộp thuế đã thực hiện nộp đầy đủ số tiền thuế, số tiền chậm nộp vào trong ngân sách nhà nước trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế hoặc là trước thời điểm cơ quan thuế lập biên bản theo quy định pháp luật.

Mở tài khoản ngân hàng cho công ty

Ý nghĩa

Theo Thông tư 02/2019/TT-NHNN thì tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp được ghi nhận như sau:

“Tài khoản thanh toán của tổ chức là tài khoản do khách hàng là tổ chức mở tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. Chủ tài khoản thanh toán của tổ chức là tổ chức mở tài khoản. Người đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền (gọi chung là người đại diện hợp pháp) của tổ chức mở tài khoản thanh toán thay mặt tổ chức đó thực hiện các giao dịch liên quan đến tài khoản thanh toán trong phạm vi đại diện”.

Hiện nay, các cơ quan thuế thường yêu cầu doanh nghiệp nộp thuế thông qua hình thức nộp thuế điện tử để giảm thiểu tình trạng quá tải về thủ tục hành chính. Hơn nữa, tài khoản ngân hàng cũng giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong các giao dịch với khách hàng, đối tác. 

Thành phần hồ sơ

Tùy theo yêu cầu của mỗi ngân hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết sau:

• Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;

• Giấy tờ pháp lý của kế toán trưởng (nếu có);

• Giấy tờ pháp lý của đại diện pháp luật/chủ tài khoản;

• Giấy tờ pháp lý người được ủy quyền giao dịch tại ngân hàng (nếu có);

• Giấy đề nghị đăng ký mở tài khoản theo mẫu của ngân hàng (có thể tải biểu mẫu ở trang web của ngân hàng hoặc đến lấy mẫu trực tiếp tại ngân hàng).

Sau khi mở tài khoản, trong vòng 10 ngày, doanh nghiệp phải thông báo lên Sở Kế hoạch và đầu tư để nắm thông tin, quản lý và kiểm soát các giao dịch. 

Đăng ký chữ ký số

Chữ ký số, chữ ký điện tử hay còn gọi là token với hình dáng giống USB, được xem như công cụ điện tử quan trọng của doanh nghiệp để thực hiện các thủ tục, hồ sơ qua mạng như ký hợp đồng online, giao dịch qua ngân hàng, bảo hiểm xã hội… mà không cần mất thời gian đi lại, in ấn, đóng dấu... 

Doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ đăng ký chữ ký số theo nhu cầu và đặt mua. Đăng ký chữ ký số cũng là một thủ tục tất yếu để nộp thuế điện tử.

Giấy tờ mà doanh nghiệp cần chuẩn bị gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;

• Giấy tờ pháp lý của người đại diện.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp khi có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ, cho, tặng, khuyến mại… bắt buộc phải xuất hóa đơn. Nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính, hiện nay doanh nghiệp chỉ cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử sau 2 ngày là được sử dụng khi có chấp nhận của cơ quan thuế.

Trình tự thực hiện như sau:

• Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử;

• Nhà cung cấp sẽ thiết kế hóa đơn mẫu cho DN với đầy đủ các thông tin bắt buộc cần có, ngoài ra có thêm các thông tin như: Logo, số điện thoại, email liên hệ, thông tin tài khoản ngân hàng…;

• Ban hành quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;

• Lập và nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử;

Tra cứu chấp nhận của cơ quan thuế qua hệ thống thuế điện tử và thông tin được cập nhật trên trang web: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/.

Treo bảng hiệu công ty

Theo khoản 4 Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020 59/2020/QH14 quy định như sau:

“4. Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.”

Như vậy, đối với các loại hình doanh nghiệp thì treo bảng hiệu là thủ tục bắt buộc sau khi doanh nghiệp thành lập.

Mức phạt nếu không treo bảng hiệu theo quy định

Tại khoản 2 điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP thì Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi: Không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; không viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

Đối với hành vi treo bảng hiệu sai quy định thì bị phạt theo Điều 66 Nghị định số 158/2013/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực văn hóa, thể thao, du lịch và quảng cáo, và được sửa đổi bởi Nghị định 28/2017/NĐ-CP:

“1. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Không thể hiện đầy đủ trên biển hiệu tên cơ quan chủ quản trực tiếp; tên cơ sở sản xuất kinh doanh theo đúng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; địa chỉ, điện thoại;

b) Sử dụng biển hiệu có kích thước không đúng theo quy định, trừ trường hợp quy định tại Điểm g Khoản 2 Điều này.

2. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Ghi không đúng hoặc ghi không đầy đủ tên gọi bằng tiếng Việt trên biển hiệu;

b) Không viết bằng chữ tiếng Việt mà chỉ viết bằng chữ tiếng nước ngoài trên biển hiệu;

c) Thể hiện tên riêng, tên viết tắt, tên giao dịch quốc tế bằng chữ nước ngoài ở phía trên tên bằng chữ tiếng Việt trên biển hiệu;

d) Thể hiện tên gọi, tên viết tắt, tên giao dịch quốc tế bằng chữ nước ngoài có khổ chữ quá ba phần tư khổ chữ tiếng Việt trên biển hiệu;

g) Chiều cao của biển hiệu dọc vượt quá chiều cao của tầng nhà nơi đặt biển hiệu.

3. Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Treo, dựng, đặt, gắn biển hiệu che chắn không gian thoát hiểm, cứu hỏa;

b) Treo, dựng, đặt, gắn biển hiệu lấn ra vỉa hè, lòng đường, ảnh hưởng đến giao thông công cộng;

c) Treo, dựng, đặt, gắn biển hiệu làm mất mỹ quan.

4. Biện pháp khắc phục hậu quả:

Buộc tháo dỡ biển hiệu đối với hành vi quy định tại khoản 1, các điểm a, b, c, d và g khoản 2, khoản 3 Điều này.”

Hoàn thành các thủ tục về góp vốn, giấy phép con theo quy định

Đối với các loại hình công ty như công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh… phải thực hiện đúng cam kết góp vốn trong thời hạn quy định 90 ngày kể từ khi có giấy phép kinh doanh. 

Trường hợp doanh nghiệp có các mã ngành kinh doanh có điều kiện cần phải có chứng chỉ hành nghề hoặc các loại giấy phép đi kèm với tùy nhu cầu kinh doanh như giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, giấy phép phòng cháy chữa cháy… thì cần hoàn thiện ngay để tránh những rủi ro không đáng có.